Norma de la Mesa del Congreso de los Diputados, de 23 de septiembre de 2025, en relación con el Archivo de la Cámara

El Archivo del Congreso de los Diputados se regula por la Instrucción de 4 de julio de 1984. Teniendo en cuenta el tiempo transcurrido, en el contexto del desarrollo del I Plan de Parlamento Abierto, se ha considerado oportuno actualizar tal regulación, de forma que, por un lado, se reconozca a nivel normativo la evolución que el Archivo de la Cámara ha experimentado desde entonces y, por otro lado, se implementen en él los avances que, en materia de transparencia, se han producido en otros ámbitos.

Así, y de igual modo a como ocurrió con la aprobación de las Normas de la Mesa del Congreso de los Diputados, de 20 de enero de 2015, para la aplicación de las disposiciones de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno a la Cámara, en relación con su actividad sujeta a Derecho Administrativo, es conveniente llevar a cabo una revisión del régimen jurídico relativo al funcionamiento del Archivo de la Cámara, para adecuarlo al propio de los Archivos del resto de órganos constitucionales y Administraciones Públicas, a partir de los principios que, ya con carácter general, inspiran el funcionamiento de todos ellos y que se plasman en distintas normas, todas posteriores a la Instrucción de 1984; en particular, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso y, más recientemente, la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática.

En este sentido, la presente Norma establece el régimen jurídico aplicable al Archivo de la Cámara, definiendo su contenido y fijando las reglas básicas de su funcionamiento, al tiempo que, sobre la base de un principio general de acceso, regula el procedimiento a través del cual es posible la consulta de la documentación custodiada por aquél. De esta forma, se garantizan para el Archivo unos estándares de publicidad acordes al momento presente y que, por lo demás, ya existen en otros ámbitos de la Administración parlamentaria, bien a través del Portal de transparencia, bien por la vía de la publicidad proactiva. Este nuevo régimen, mucho más abierto y transparente que el anterior, permitirá acercar la ciudadanía al Archivo del Congreso, lo que sin duda redundará en una mejor comprensión del funcionamiento interno de la actividad parlamentaria.

Por todo ello, la Mesa de la Cámara, en su reunión del día 23 de septiembre de 2025, y al amparo de lo dispuesto en el artículo 31.1.1.º del Reglamento, aprueba la siguiente Norma:

Artículo 1. El Archivo del Congreso de los Diputados.

El Archivo del Congreso de los Diputados es la unidad funcional integrada en la Dirección de Documentación, Biblioteca y Archivo de la Secretaría General del Congreso de los Diputados que reúne el conjunto orgánico de documentos, cualquiera que sea su fecha, origen, forma o soporte material, transferidos a aquél por los órganos y servicios del Congreso de los Diputados, Cortes Generales y Junta Electoral Central, adquiridos por la Cámara o donados por personas físicas o jurídicas o por cualquier organismo o institución, y que se encarga de su custodia, organización, descripción y conservación.

Artículo 2. Transferencia al Archivo de documentos.

1. Se transferirá al Archivo del Congreso de los Diputados la siguiente documentación:

a) Los expedientes legislativos y los relativos a los tratados internacionales, una vez aprobados definitivamente o, en su caso, cuando se haya puesto fin a su tramitación por concluir la legislatura o por cualquier otra causa.

b) La documentación relativa a las actividades parlamentarias de carácter no legislativo, una vez concluida su tramitación.

c) La documentación oficial de los órganos de la Cámara, de los órganos y servicios de las Cortes Generales y de la Junta Electoral Central, al concluir la legislatura.

d) La documentación relativa a la adquisición, suspensión o pérdida de la condición plena de diputado, así como la relativa al Registro de Intereses, una vez finalizada la legislatura.

e) La documentación electoral y la relativa a campañas electorales, una vez finalizado el proceso electoral correspondiente.

f) La documentación administrativa de la Secretaría General del Congreso de los Diputados, una vez finalizados los expedientes.

g) La documentación relativa al Patrimonio histórico y artístico del Congreso de los Diputados, incluido el material fotográfico, así como la documentación técnica relativa a sus inmuebles, a medida que se vaya generando o, en su caso, una vez finalizados los expedientes correspondientes.

h) El material fotográfico relativo a la actividad parlamentaria, institucional y administrativa de la Cámara.

i) Cualquier otra documentación o material producido o recibido en la Cámara que la Secretaría General considere conveniente que se custodie por el Archivo.

2. En aplicación de lo dispuesto en el artículo 96.2 del Reglamento del Congreso, los ejemplares únicos de las actas taquigráficas, grabaciones y actas de las sesiones secretas, se custodiarán en un protocolo especial del Archivo bajo la autoridad de la Presidencia de la Cámara y sólo podrán ser consultados en los términos que establece el citado precepto.

Artículo 3. Configuración del Archivo.

1. La documentación a que se refiere el artículo anterior se transferirá al Archivo a través de la Secretaría General y mediante relación formalizada, de la que se acusará recibo. Esta transferencia deberá ajustarse a las reglas que a tal efecto establezca el Archivo de la Cámara.

2. La ordenación interna de la documentación transferida al Archivo se ajustará a las instrucciones técnicas fijadas por éste según la naturaleza de aquélla.

Artículo 4. Protección del Archivo.

1. El Archivo estará dotado de los medios necesarios para asegurar la preservación física de los documentos a largo plazo, correspondiendo a la Dirección de Documentación, Biblioteca y Archivo la elaboración de un plan integral en el que se fijen las necesidades concretas.

2. A tal efecto, deberán garantizarse unas condiciones ambientales y medidas de seguridad adecuadas, el desarrollo de actuaciones de limpieza y desinfección de manera periódica y el acceso a servicios de restauración para la conservación de la documentación con valor histórico o jurídico.

Artículo 5. Principio general de acceso al Archivo.

1. El Archivo, garantizando la adecuada conservación de los documentos originales, facilitará la divulgación por medios electrónicos de la documentación custodiada, de forma que resulte accesible sin necesidad de previa solicitud.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, la documentación custodiada en el Archivo será accesible para la consulta por cualquier persona, física o jurídica, e institución, previa solicitud y sin más limitaciones que las contempladas en esta Norma. No será necesario motivar la solicitud, que en todo caso deberá referirse a los documentos individualizados que se desee consultar.

3. No será preciso que medie solicitud de acceso para el caso de peticiones de miembros del Congreso o del Senado, exparlamentarios y personal eventual de la Cámara, sin perjuicio de que les resulten de aplicación el resto de previsiones contenidas en esta Norma.

4. Tampoco será preciso que medie solicitud de acceso para el caso de peticiones del personal laboral del Congreso y de los funcionarios de las Cortes Generales, que se regirán por lo dispuesto en la presente Norma, salvo por razones del servicio debidamente justificadas.

5. El acceso al Archivo será gratuito.

Artículo 6. Excepciones al principio general de acceso al Archivo.

1. Quedan exceptuadas del principio general de acceso previsto en el artículo anterior:

a) La documentación que haya recibido la calificación de secreta o reservada de acuerdo con la legislación sobre secretos oficiales. Esta documentación sólo podrá ser accesible previo acuerdo de la Mesa de la Cámara visto el informe de la Dirección de Documentación Biblioteca y Archivo y, en todo caso, una vez se haya producido la desclasificación de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 9/1968, de 5 de abril, de Secretos Oficiales. Las actas taquigráficas, grabaciones y actas de las sesiones en las que se hubiera tratado esta documentación tendrán el mismo régimen de protección.

b) La documentación que haya recibido el Congreso y que se encuentre afectada por un deber legal de secreto. El acceso a esta documentación deberá atenerse a lo que disponga su normativa específica. Las actas taquigráficas, grabaciones y actas de las sesiones en las que se hubiera tratado esta documentación tendrán el mismo régimen de protección. En todo caso, el acceso a esta documentación deberá ser autorizada por acuerdo de la Mesa de la Cámara visto el informe de la Dirección de Documentación Biblioteca y Archivo.

c) La documentación que integra el Registro de Intereses, y cuyo acceso se rige por el Acuerdo de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, de 21 de diciembre de 2009, por el que se aprueban normas en materia de registro de intereses, y por el Acuerdo de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, de 1 de octubre de 2020, por el que se aprueba el Código de Conducta de las Cortes Generales.

d) La documentación generada o recibida en sesiones declaradas secretas de conformidad con lo establecido en el Reglamento. Esta documentación solo será accesible previo acuerdo de la Mesa de la Cámara visto el informe de la Dirección de Documentación Biblioteca y Archivo y, en todo caso, una vez finalizada la legislatura en la que se generó.

e) Las actas taquigráficas, grabaciones y actas de las sesiones secretas, que se rigen por lo dispuesto en el artículo 96.2 del Reglamento.

f) La documentación que contenga datos personales, relativos a una persona distinta a aquella que solicita el acceso, que puedan afectar a la intimidad o a la seguridad de las personas, o que tengan la consideración de especialmente protegidos en los términos de la normativa de protección de datos personales. Esta documentación será accesible previo acuerdo de la Mesa de la Cámara visto el informe de la Dirección de Documentación Biblioteca y Archivo y, en todo caso, dentro del respeto a la normativa en materia de protección de datos personales, en los términos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, y en la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática, o en la normativa que las sustituya.

En todo caso, y en el marco de lo dispuesto en la disposición final octava de la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática, cuando la solicitud de acceso provenga de un interesado o de sus herederos, no será de aplicación lo dispuesto en el apartado c) del artículo 57.1 de la Ley de Patrimonio Histórico Español a los fondos documentales, cualquiera que sea su naturaleza u origen, depositados en el Archivo del Congreso de los Diputados sobre el golpe de Estado, la Guerra, la dictadura franquista, la resistencia guerrillera antifranquista, el exilio, el internamiento de españoles en campos de concentración durante la Segunda Guerra Mundial y sobre la transición hasta la entrada en vigor de la Constitución de 1978.

Cuando se trate de acceder a documentos que contengan datos nominativos o meramente identificativos de personas que no afecten a su seguridad o intimidad, el acceso será posible cuando la persona titular de tales datos haya fallecido o cuando el solicitante acredite la existencia de un interés legítimo en el acceso. A estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos, los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística, así como los miembros y grupos parlamentarios de ambas Cámaras para el ejercicio de sus funciones parlamentarias.

g) La documentación que comprometa o pueda comprometer la seguridad y la integridad de la Cámara, de sus miembros y de sus edificios, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, las relaciones exteriores, la seguridad de las personas, el secreto en materia de política financiera, monetaria o económica, derechos de propiedad intelectual e industrial, derechos de defensa jurídica y la confidencialidad de los procedimientos judiciales. En todo caso, el acceso a esta documentación deberá ser autorizada por acuerdo de la Mesa de la Cámara visto el informe de la Dirección de Documentación Biblioteca y Archivo, así como, en su caso, el de otras Direcciones o servicios de la Cámara que pudieran verse afectados.

2. Asimismo, y en la medida en que puedan formar parte del Archivo de la Cámara, quedan también exceptuadas del principio general de acceso:

a) La documentación parlamentaria, oficial o administrativa en curso de elaboración o relativa a procedimientos pendientes de conclusión, generada por el Congreso de los Diputados, las Cortes Generales y la Junta Electoral Central.

b) La documentación meramente auxiliar o de apoyo como borradores, notas, informes, resúmenes y comunicaciones internas, salvo que formen parte del expediente legislativo.

c) La documentación custodiada por el Archivo como consecuencia de una donación sujeta a condición de reserva, hecha por personas físicas o jurídicas o por cualquier organismo o institución. El acceso a esta documentación se atendrá a las condiciones fijadas por el donatario, aceptadas por la Mesa de la Cámara.

3. Cuando en un mismo documento o expediente aparezcan datos con distinto régimen de publicidad, la difusión de los mismos se adecuará a la regulación aplicable a cada uno de ellos.

Artículo 7. Formas de acceso al Archivo.

1. El acceso al archivo puede ser automático, respecto de aquella documentación que se encuentre abierta, a disposición del público en general, o previa solicitud, en el resto de los casos o cuando, aun tratándose de documentación abierta, la consulta se refiera a documentos originales.

2. En los casos en los que medie solicitud, el acceso se hará preferentemente, y siempre que sea posible, de manera remota y digital, sin perjuicio, en todo caso, de la posibilidad de consulta presencial de los documentos originales, en la forma prevista en el artículo 9 de la presente Norma.

3. En el caso de que la solicitud de acceso se haga en el marco de una investigación prolongada en el tiempo, se expedirá al solicitante, de acuerdo con los criterios fijados por el Archivo, una tarjeta de investigador, que se ajustará a las normas de seguridad de la Cámara.

A tal efecto, las personas interesadas en realizar trabajos de investigación en el Archivo deberán solicitar la tarjeta de investigador mediante instancia dirigida al Departamento de Archivo, indicando el objeto de la investigación, así como los documentos que se pretenden consultar.

La tarjeta tendrá un periodo de vigencia coincidente con el de la legislatura, pudiendo renovarse a petición de la persona interesada.

Artículo 8. Tramitación de las solicitudes de acceso al Archivo.

1. La solicitud de acceso deberá presentarse mediante correo electrónico dirigido a archivo.congreso@congreso.es, en el que se hará constar:

a) La identidad del solicitante.

b) La información que se solicita.

c) Una dirección de contacto, preferentemente electrónica, a efectos de comunicaciones.

d) En su caso, la modalidad, electrónica o presencial, que se prefiera para acceder a la información solicitada.

2. Corresponde al Archivo de la Cámara tramitar las solicitudes de acceso, concediéndolo sin más trámite, salvo en los supuestos en los que la consulta afecte a alguna de la documentación a que se refiere el artículo 6.

3. Si la documentación solicitada se encuentra disponible en abierto, desde el Archivo se comunicará esta circunstancia al solicitante, salvo en los casos en los que la solicitud de consulta se refiera a documentos originales.

4. La denegación del acceso solicitado o, en su caso, el acceso parcial, deberá comunicarse al solicitante mediante resolución motivada del órgano correspondiente, en el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la solicitud. Este plazo podrá ampliarse por dos meses más, previa notificación motivada al solicitante, cuando el volumen o la complejidad de la documentación solicitada lo haga necesario.

5. Transcurrido el plazo a que se refiere el apartado anterior sin que la solicitud de acceso haya sido resuelta, se entenderá que la misma ha sido desestimada, sin perjuicio de que persista la obligación de resolver.

Artículo 9. Consulta presencial de la documentación en las salas del Archivo.

1. La consulta presencial de documentos custodiados en el Archivo, que en todo caso deberá efectuarse en los días y horas establecidos al efecto de forma que no perturben el normal desarrollo de la actividad parlamentaria, se atendrá a las siguientes reglas:

a) El acceso a los depósitos de documentación está reservada al personal del Archivo, salvo autorización expresa de la persona titular de la Dirección de Documentación, Biblioteca y Archivo.

b) La documentación archivada deberá ser consultada exclusivamente en la sala de lectura o espacios habilitados al efecto dentro de las dependencias del Archivo. No se permitirá la salida o préstamo de originales fuera de dichas instalaciones, salvo en los supuestos excepcionales previstos en los apartados siguientes.

c) Excepcionalmente, el Departamento del Archivo podrá autorizar por escrito la salida temporal de determinados documentos fuera de la sala de consulta del Archivo, dentro del propio edificio del Congreso de los Diputados, cuando un órgano parlamentario o unidad administrativa así lo requiera para su trabajo inmediato. Esta autorización interna deberá garantizar la adecuada custodia del documento mediante acuse de recibo por parte del receptor temporal, y establecerá un plazo breve para su devolución al Archivo, bajo responsabilidad del solicitante.

d) La salida de documentación custodiada en el Archivo fuera de las instalaciones del Congreso requerirá en todo caso autorización expresa y motivada de la Mesa de la Cámara. Esta disposición abarca cualquier solicitud de préstamo externo de originales. La Mesa valorará los riesgos y justificará la necesidad y condiciones de dicha salida excepcional.

e) Igualmente, la Mesa de la Cámara podrá autorizar préstamos temporales de documentos u objetos custodiados en el Archivo con fines expositivos, divulgativos o de interés público. En tales casos, la autorización de la Mesa establecerá condiciones estrictas para asegurar la protección y conservación de los documentos durante su transporte, exhibición y retorno, incluyendo medidas de seguridad, seguros, control ambiental, prohibición de manipulación directa, y fijará el plazo máximo de préstamo. El órgano prestatario deberá comprometerse formalmente a cumplir dichas condiciones y devolver los documentos en la fecha prevista.

f) Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización.

2. Cuando se trate de la consulta de documentación en formato digital, el Archivo habilitará terminales informáticos de acceso controlado a los repositorios electrónicos institucionales, de modo que los usuarios puedan buscar y visualizar los documentos digitales sin riesgo para la integridad o seguridad de la información. Se tomarán precauciones para impedir la extracción masiva de datos si existieran restricciones, o la alteración no autorizada de los archivos electrónicos.

3. Se podrán obtener copias o reproducciones, preferentemente en formato digital, de los documentos consultados en las siguientes condiciones:

a) La reproducción garantizará la integridad física de los documentos originales, respetando la normativa aplicable. El Archivo determinará el método más adecuado en cada caso.

b) El personal del Archivo será quien realice las reproducciones. Excepcionalmente, podrá autorizarse que sean los usuarios quienes realicen las reproducciones con medios propios bajo supervisión y siguiendo instrucciones específicas del personal.

c) Si los documentos son especialmente frágiles o delicados, el Archivo decidirá sobre la técnica más segura o podrá limitar ciertas formas de reproducción.

d) En solicitudes voluminosas, las entregas podrán realizarse en fases, informando previamente de los plazos previstos.

e) Toda reproducción destinada a publicación o difusión pública deberá citar la fuente. Cuando tales publicaciones estén concluidas, sus autores se comprometen a entregar dos ejemplares, en formato físico o electrónico al Archivo de la Cámara.

f) Quienes reciban autorización para realizar grabaciones audiovisuales deberán entregar al Archivo una copia o enlace del producto final obtenido.

4. Las certificaciones de documentos del archivo serán autorizadas por la persona titular de la Jefatura del Departamento de Archivo, previa solicitud presentada por escrito o por correo electrónico dirigido a archivo.congreso@congreso.es.

Artículo 10. Recurso ante la Mesa del Congreso de los Diputados.

1. Frente a la resolución de denegación del acceso o de concesión de un acceso parcial podrá interponerse recurso ante la Mesa del Congreso de los Diputados, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación de la resolución.

2. Si no hubiere recaído resolución expresa, el plazo para interponer recurso será de tres meses a partir del día siguiente a aquel en el que se produzcan los efectos del silencio administrativo.

3. La Mesa, previo informe de la Dirección de Documentación Biblioteca y Archivo y de la Asesoría Jurídica, deberá resolver el recurso en el plazo de tres meses, transcurrido el cual, el recurso se entenderá desestimado.

Disposición derogatoria

Queda derogada la Instrucción sobre el Archivo del Congreso de los Diputados de 4 de julio de 1984.

Disposición final

La presente Norma entrará en vigor el día de su publicación en el "Boletín Oficial de las Cortes Generales".

("Boletín Oficial de las Cortes Generales" Congreso de los Diputados, Serie D, número 402, de 1 de octubre de 2025.)