NORMA SOBRE VALORACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Y BIBLIOGRÁFICOS DEL CONGRESO DE LOS DIPUTADOS

La Norma de 19 de julio de 2010 sobre acceso y valoración de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los Diputados pretendía regular aspectos esenciales de la gestión del Patrimonio documental del Congreso de los Diputados en cuanto a su consulta y la racionalización de su tratamiento. Además, mediante la valoración, selección, eliminación o, en su caso, conservación en soporte distinto al original, permitía abordar los problemas de espacio planteados por el constante crecimiento del volumen documental que integra dicho Patrimonio.
Dicha Norma se inspiraba en las previsiones de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español que regula en su Título VII las cuestiones relativas a la conservación del Patrimonio documental, estableciendo la exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico, así como en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, que regula la conservación del Patrimonio Documental
con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Un elemento destacable de esta Norma era la regulación en materia de acceso a la documentación parlamentaria teniendo en cuenta sus particularidades. No obstante, la entrada en vigor de las Normas de la Mesa del Congreso de los Diputados, de 20 de enero de 2015, para la aplicación de las disposiciones de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno a la Cámara, ha atribuido a un ámbito distinto las competencias sobre acceso a la documentación, quedando derogados los artículos 5.1.c, 6 y 7 de las Normas de 2010.
Teniendo en cuenta esta circunstancia, así como el tiempo transcurrido desde su aprobación y la necesidad de su actualización, la Mesa del Congreso de los Diputados en su reunión de 27 de septiembre de 2016 aprueba la siguiente Norma sobre valoración de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los Diputados.

Disposiciones generales

CAPÍTULO PRIMERO

Objeto, ámbito de aplicación y definiciones

Artículo 1. Objeto.

El objeto de esta Norma es la regulación de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los Diputados, estableciendo unos criterios para la valoración, selección y eventual expurgo de los documentos tanto en tramitación como ya incorporados al Archivo del Congreso de los Diputados.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

La presente Norma se aplicará a los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, generados o recibidos por el Congreso de los Diputados en el desarrollo de su actividad. Se aplicará también a los fondos bibliográficos, excepto en el caso de donaciones condicionadas a su conservación.

Artículo 3. Definiciones.

a) Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional o cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
b) Acceso: visualización de la información contenida en un documento con fines de consulta.
c) Serie documental: conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistema de clasificación y conservados como una unidad por obedecer a una misma tipología o por cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso.
d) Valoración documental: función por la que se determinan las características históricas, administrativas, jurídicas, informativas o fiscales de los documentos con el fin de decidir su conservación o eliminación, estableciendo así mismo los plazos y condiciones para su transferencia al Archivo General de la Cámara.
e) Eliminación: destrucción o supresión física de unidades o series documentales mediante método que garantice la imposibilidad de su recuperación y utilización.
f) Selección documental: Función por la que de un conjunto de documentos se separan aquellos que presentan un valor histórico o cultural de los que sólo ofrecen una utilidad administrativa de carácter temporal y que pueden ser eliminados tras finalizar el plazo establecido para su permanencia.

CAPÍTULO SEGUNDO

Comisión de valoración de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los Diputados

Artículo 4. Composición de la Comisión.

1. La Comisión tendrá la siguiente composición:

— Un miembro de la Mesa del Congreso de los Diputados designado por este órgano y que actuará como presidente.
— Un Diputado designado por la Mesa.
— El Secretario General del Congreso de los Diputados o uno de los secretarios generales adjuntos en quien delegue.
— El Director de Asistencia Técnico-Parlamentaria.
— El Director de Documentación, Biblioteca y Archivo.
— El Jefe del Departamento de Registro y Distribución de Documentos.
— El Jefe del Departamento de Archivo, que ejercerá la función de Secretario.

2. La Comisión podrá recabar a través del Secretario General del Congreso de los Diputados, informe o asistencia de cualquier integrante del personal de la Cámara. Así mismo podrá recabar la colaboración de personas expertas en temas concretos que podrán asistir a las reuniones con derecho a voz pero sin voto.

Artículo 5. Funciones de la Comisión de valoración.

1. Corresponden a la Comisión las funciones siguientes:

a) Proponer a la Mesa para su aprobación por ésta los criterios generales que regulen la gestión de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los Diputados determinando los plazos y condiciones de transferencia al Archivo General de la Cámara.
b) Elaborar las tablas de valoración y acceso documental, para su aprobación por la Mesa.
c) Formular propuestas de valoración, eliminación o sustitución del contenido en soporte distinto del original, previa tramitación de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11, que serán resueltas por la Mesa de la Cámara.

2. La Comisión elaborará un informe anual de actividades que elevará a la Mesa del Congreso de los Diputados. La función de Secretario la ejercerá con carácter permanente el Jefe del Departamento de Archivo.

CAPÍTULO TERCERO

Valoración y selección de documentos

Artículo 6. Supuestos de obligatoriedad de la valoración documental.

1. Todos los documentos conservados por el Congreso de los Diputados deberán ser objeto de valoración.
2. Ninguno de los documentos mencionados en el artículo 2 podrá ser eliminado sin seguir el procedimiento establecido en la presente Norma. No se podrán eliminar documentos con vigencia administrativa.
3. En ningún caso se podrán eliminar documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas o en tanto no hayan transcurridos los plazos fijados para su conservación. Así mismo no podrán ser objeto de eliminación aquellos documentos declarados bienes de interés cultural o histórico, o los que formen parte de donaciones condicionadas a su conservación.

Artículo 7. Procedimientos de valoración documental.

La valoración de documentos se realizará mediante los siguientes procedimientos:

a) Mediante la elaboración de tablas de valoración por la Comisión, que serán objeto de aprobación por la Mesa de la Cámara.
b) Mediante Resolución de la Mesa del Congreso de los Diputados, dictada a solicitud de la persona o entidad interesada y aplicable exclusivamente al supuesto del cual es objeto. En este caso, será necesaria la emisión de informe previo por la Comisión.
c) Mediante propuesta de valoración documental elevada a la Mesa previa tramitación de la correspondiente petición a la Comisión.

Artículo 8. Propuestas de valoración.

1. La propuesta de valoración la llevará a cabo la persona responsable del Departamento en el que están depositados los documentos objeto de la propuesta, con el conocimiento y aprobación del Director de Documentación, Biblioteca y Archivo, y se hará mediante un modelo normalizado dirigido a la Presidencia de la Comisión de acceso y valoración de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los
Diputados con el siguiente contenido:

a) Identificación de los documentos objeto de valoración.
b) Descripción de sus características.
c) Descripción y justificación de sus valores.
d) Régimen aplicable a su acceso.

2. La Comisión deberá formular a la Mesa las propuestas de valoración en el plazo máximo de seis meses.

Artículo 9. Tablas de valoración documental.

1. Corresponde a la Comisión elaborar las tablas de valoración documental que serán elevadas a la Mesa de la Cámara para su aprobación.
2. Las tablas de valoración documental establecerán para cada caso los plazos de conservación así como los criterios de aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos.
3. Las tablas de valoración documental serán publicadas en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, Sección Congreso de los Diputados.

Artículo 10. Aplicación de la valoración y selección documental.

La valoración y selección de la documentación parlamentaria generada o recibida por el Congreso de los Diputados se aplicará una vez finalizada la tramitación de la misma.

Artículo 11. Eliminación de documentos y, en su caso, conservación en soporte distinto al original.

1. Cuando la aplicación de las tablas de valoración comporte la eliminación de documentos o series documentales la persona responsable del Departamento en que se encuentre depositada dicha documentación podrá presentar la correspondiente propuesta de eliminación o, en su caso, de sustitución del contenido en soporte distinto al original.

2. La propuesta de eliminación deberá contener:

a) Descripción de la documentación afectada expresando signaturas, unidad productora, resumen de contenido, fechas extremas y tipo de muestreo que se llevará a cabo.
b) Razones que fundamentan la eliminación o, en su caso, la sustitución del contenido en otro soporte distinto al original.
c) Indicación de que la eficacia de la autorización quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, Sección Congreso de los Diputados, y condicionado, en todo caso, a que en este plazo no exista constancia de interposición de recurso contra la misma. También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que la autorización, en caso de ser impugnada, adquiera firmeza.
d) Señalamiento de la posibilidad de interponer los recursos que procedan por parte de quienes tengan interés legítimo.
e) Determinación de las medidas precisas para la destrucción de los documentos y, en su caso, para la sustitución de su contenido en soporte distinto al original.

3. La eliminación podrá condicionarse a la conservación del contenido de los documentos en soporte distinto al original cuando así lo aconsejen sus características informativas.

4. La propuesta deberá ser aprobada por la Mesa de la Cámara.

Artículo 12. Registro de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación en soporte distinto al original.

Una vez se haga efectiva la autorización de la Mesa, la persona responsable de llevar a cabo la destrucción de los documentos hará constar en un registro los siguientes datos:

— Código de la tabla de valoración aplicada.
— Resumen de contenido de la documentación afectada.
— Fechas extremas.
— Unidad productora.
— Volumen y soporte de la documentación.
— Tipo de muestreo (si se ha realizado).
— Fecha de la autorización. Lugar, fecha y duración del proceso.
— Identificación de los funcionarios y de cualquier otro personal que intervenga en el proceso.
— Relación de los documentos o series documentales cuyo contenido pasa a conservarse en soporte distinto a su original, descripción de las características del nuevo soporte e indicación de la autenticación de su contenido.

Disposición derogatoria.

Queda derogada la Norma de 19 de julio de 2010 sobre acceso y valoración de los fondos documentales y bibliográficos del Congreso de los Diputados.

Disposición final.

La presente Norma entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de las Cortes Generales.

("Boletín Oficial de las Cortes Generales" Congreso de los Diputados, Serie D, número 29, de 6 de octubre de 2016.)

Congress
C/Floridablanca s/n - 28071 - MADRID
Legal notice
Accesibility

General information:

Tel: 91 390 60 00

Fax: 91 429 87 07

Guided tours for groups:

Tel: 91 390 65 25 / 26

Fax: 91 390 64 35